Como avaliar fornecedores?

São três atividades com processo contínuo. A avaliação do fornecedor leva à aprovação, seguida da classificação.

• Avaliação de fornecedor – Está ligado a capacidade de controlar a qualidade, entrega, quantidade, preço e outros fatores do contrato;
• Aprovação do fornecedor – Estabelece uma lista de aprovados pós avaliação.
• Classificação do fornecedor – Índice de desempenho dos fornecedores.

Por que avaliar?

Porque é essencial para o planejamento estratégico, e para a vantagem competitiva satisfazendo os requisitos da compra. A avaliação começa com uma especificação dos fornecedores potenciais. Saber o que é necessário e quais os critérios para as cotações e propostas.

Especificações devem ser divididas em: 

• Coisas, matérias-primas, componentes, montagens, e produtos finais;
• Ações, funções, processos e procedimentos;
• Propósito específico para aplicações e projetos não padronizados.

As compras podem ser categorizadas de acordo com padrões estratégicos de alto ou baixo valor. Por exemplo:

• Compras que podem ser pré-definidas através de um catálogo: Material de escritório, móveis, equipamentos, componentes, tubulações, válvulas, juntas, cabos elétricos, ferramentas etc.
• Compras de bens ou serviços mais complexos, onde há uma especificação precisa e as capacidades do produto e a natureza do serviço precisam ser discutido entre o fornecedor e o comprador: Itens complexos da planta principal; Contrato para o design e construção; Terceirização de serviços;
• Podemos categorizar de acordo com importância estratégica do item relacionado ao impacto no resultado e risco de fornecimento:
  • O impacto nos lucros pode ser definido em termos de: volume adquirido; porcentagem do custo total; impacto na qualidade do produto.
  • Já o risco de fornecimento é medido em relação a critérios como: disponibilidade a curto e longo prazo; número de fornecedores; demanda competitiva; Criar ou comprar oportunidades; riscos de armazenamento; possibilidades de substituição.

É melhor colocar cercas no topo do penhasco do que ambulâncias no final do abismo. A tarefa de gerenciar fornecedores estratégicos será muito mais fácil se o cuidado foi tomado na seleção, para que problemas subsequentes sejam minimizados.

Devemos observar as vantagens competitivas dos fornecedores. Que são aspectos da empresa que permitem competir com mais eficiência que os rivais. Criamos valor para os compradores ao avaliar os fornecedores. Devemos considerar, não apenas à capacidade de satisfazer um determinado requisito, mas as vantagens de longo prazo que ele pode oferecer. Exemplos de tais vantagens incluem: inovação, novos produtos ou processos, cooperação, parceria, tecnologia, tempo de resposta.

Quando Avaliar?

A avaliação do fornecedor pode ser demorada e dispendiosa. Porém indispensável para:

• compra de itens estratégicos de alto lucro e alto risco;
• compra de itens não padronizados;
• colocação de projetos de construção e similares;
• despesas com itens de capital, incluindo planta, máquinas e sistemas de computador;
• ao estabelecer acordos de longo prazo;
• ao negociar qualidade em relação a itens de alto lucro/risco;
• ao negociar contratos de terceirização;
• antes de concordar com a subcontratação por um fornecedor principal em relação a componentes importantes;
• ao negociar acordos de nível de serviço.

O que deve ser avaliado?

Devemos avaliar aspectos financeiros, capacidade de produção, entrega, instalações, recursos humanos, qualidade, desempenho, considerações ambientais, éticas e tecnologia.

Aspectos financeiros
A avaliação financeira deve reduzir, mas não eliminar o risco de fazer negócios com uma empresa cuja viabilidade financeira está em dúvida. Devemos ficar atentos com:

• O faturamento da empresa dos últimos três anos;
• A rentabilidade e a relação entre a receita bruta e lucros líquidos;
• O valor dos ativos de capital;
• A escala de empréstimos e a proporção de dívidas;
• Se a empresa tem um financiador ou fiador de algum tipo;
• A possibilidade de incorporação ou fusão afetando capacidade de fornecer;
• Se a empresa está “ligada” a um pequeno número de grandes clientes, de modo que, se um ou dois retirassem empresas pode causar dificuldades financeiras à empresa;

Capacidades

Qual é o limite da unidade produtiva? Para produzir dentro de um prazo estabelecido? A atenção com os fornecedores deve ser dada a:

• A capacidade máxima de produção em um período de trabalho;
• Até que ponto a capacidade está atualmente acabada ou sob compromisso? Uma carteira de pedidos completa pode levantar dúvidas sobre sua capacidade de assumir novos trabalhos.
• Por que a capacidade está subutilizada?
• Como a capacidade existente pode ser expandida para demanda aumentada no futuro?
• A porcentagem da capacidade útil utilizada para grandes clientes?
• Qual porcentagem de capacidade seria utilizada se o fornecedor em potencial for premiado com nosso projeto?quais sistemas são usados ​​para planejamento de capacidade?

Instalações

Atenção deve ser dada aos seguintes aspectos:

• O fornecedor tem estoque, máquinas e equipamentos para entregar o produto?
• Como ele supera a falta destes itens?
• As máquinas são modernas e bem mantidas? A quebra da máquina afetará a entrega?
• Existe evidência de boa limpeza e organização?
• As disposições de saúde e segurança são satisfatórias?

Recursos humanos

Informações devem ser obtidas sobre:

• O número de pessoas empregadas na fabricação e administração;
• O uso de recursos humanos – todos ocupados ou com excesso de pessoas;
• Nomes, títulos, qualificações e experiência do corpo administrativo;
• Programas de treinamento para supervisores e executivos;
• Incentivo ao trabalho em equipe e capacitação;
• Representação dos trabalhadores e sindicatos;
• Rotatividade do pessoal administrativo e operacional;
• Atitudes dos trabalhadores em relação à organização e preocupação atender a exigência do cliente.
  
  

Qualidade

Quando aplicável, o fornecedor deve ter um sistema de qualidade certificado. Atendendo aos requisitos das normas que fornecem orientações sobre um sistema de qualidade. Exemplos de garantias:

• Experiência relevante do fornecedor;
• Desempenho contra concorrentes;
• Revisão da qualidade, preço, entrega, desempenho e resposta a problemas;
• Auditorias de sistemas de gerenciamento.

Os benefícios de lidar com empresas que possuem estes critérios incluem:

• Eliminação da necessidade de avaliação adicional;
• Simplificação de decisões de compra
• Provisão de garantia sobre a qualidade;
• Maior confiança na capacidade do fornecedor;
• Procedimentos para a inspeção e teste de materiais
• Avaliação de subcontratados;

Performance

Ao avaliar fornecedores para projetos de construção ou a instalação, as perguntas devem ser:

• Quais projetos semelhantes foram realizados?
• Quais projetos atuais estão em mãos?
• Quais são / foram as características distintivas de tais projetos?
• Quais inovações podem ser introduzidas?
• Quais clientes o fornecedor pode citar como árbitros?

Fatores ambientais

A ISO 14001 fornece diretrizes sobre políticas e, quando aplicável, os fornecedores devem ser deverá ter uma política ambiental e procedimentos em vigor para a implementação de tal política. Políticas relativas ao ar, água, produtos químicos, embalagens e desperdício. Para esta avaliação as perguntas adequadas incluem:

• Tem responsabilidade pela gestão ambiental? Foi atribuído a uma pessoa em particular?
• Os materiais obtidos, quando possível, são de fontes sustentáveis?
• Qual é o custo do ciclo de vida do produto do fornecedor?
• Que instalações tem o fornecedor para resíduos? Minimização, eliminação e reciclagem?
• Que economia de energia é observada?
• Quais arranjos existem para o controle de substâncias perigosas?

Fatores éticos

Questões éticas podem estar relacionadas a:

• O fornecedor tem uma política ética relacionada à compra e venda de itens?
• Quem é responsável pela aplicação de tal política?
• Quais diretrizes e procedimentos são fornecidos em relação à confidencialidade das informações dos clientes?
• Quais diretrizes se aplicam ao recebimento de presentes e hospitalidade?
• Quais princípios se aplicam em relação a conflitos de interesse?

Tecnologias

Pesquisas recentes indicam que mais de um terço dos os compradores usam a Internet para conduzir suas transações e esse uso aumentará no futuro. Além disso, a web também ajuda a encontrar informações sobre produtos, preços, entrega, rastreamento de pedidos e recebimento assessoria técnica e serviço pós-venda. As respostas indicarão a extensão que o fornecedor está explorando neste cenário. Perguntas típicas podem ser:

• Tem um site?
• Quais informações o site fornece?
• Quais atividades faz eletronicamente?
• De que maneira é reduzido as transações em papel?
• Como está integrado a sua cadeia de suprimentos?

Como avaliar?

A pesquisa de mesa deve sempre preceder a pesquisa de campo, pois indicará quais questões precisam ser investigadas em campo avaliando a exatidão e veracidade do fornecedor. Pesquisa de campo deve complementar a pesquisa documental especialmente ao avaliar fornecedores de alto risco / alta produtos de valor e quando a longo prazo. Lembrando de não ser invasivo, bobo ou supérfluo.

Venha construir tranquilo.